Teet varmasti vertailua hankkiessasi puhelinliittymiä, tietokoneita, tai vaikka vakuutuksia yrityksesi käyttöön. Arvioit hinta-laatu-suhdetta ja hankintojen vastaavuutta tarpeeseesi. Näin sinun tuleekin toimia. Yllättävän harvoin yritys kuitenkaan miettii mitä muuta olisi syytä kilpailuttaa, osaksi siitä syystä, että kohdetta on vaikea tunnistaa. Oma tapahtumahallinta on yksi niistä asioista, joka kannattaa kilpailuttaa, sillä palveluntarjoajissa on eroja.
Tapahtumahallinta on laaja käsite, mutta sitä tehdään miltei kaikissa yrityksissä. Tilaisuudet, kokoukset, koulutukset, juhlat tai esitykset ovat kaikki tapahtumia. Keinot hallita näitä erilaisia tapahtumia ovat moninaisia, mutta usein tehottomia. Ja vaikka yrityksellä olisikin joitakin systemaattisia tapoja käytössään, niiden hyödyntäminen ei välttämättä ole täysipainoista tai nykypäivänä järkevää.
Tapahtumien hallinnassa kiinnitetään usein suurin huomio niihin toimenpiteisiin, jotka vievät paljon aikaa, eli kutsujen lähettämiseen ja osallistujien sekä heidän tietojensa listaamiseen. Toki aikaa vievät myös laskuttaminen ja erilaiset tarpeellisten viestien muokkaukset, sekä lähettämiset osallistujille. Vähemmälle huomiolle saattaa jäädä osallistujakokemus. Minkälaisen kuvan mahdollinen osallistuja saa yrityksestäni ja brändistä? Olenko jakanut ja kertonut tapahtumastani sosiaalisen median kanavissa? Tuleeko osallistujalle sellainen olo, että hänet on otettu juuri oikealla tavalla huomioon eri vaiheissa?
Yksi huomioitava seikka palvelun valinnassa on toki myös hinta. Tapahtumahallinnan palveluissa hinta muodostuu muutamista elementeistä. Mikä on järjestelmän käyttämisen kustannus ja mitä tuolla hinnalla käyttöönsä saa? Minkälaisia kustannuksia syntyy lippujen, tuotteiden, tai muiden maksullisten elementtien myynnistä palvelun avulla? Mitkä ovat mahdolliset lisäkustannukset tarvittavista räätälöinneistä tai integraatioista yrityksessäsi käytössä olevien muiden järjestelmien välillä?
Jos koet, että yrityksesi kaipaa kustannustehokasta, helppokäyttöistä ja nykyaikaista tapahtumahallinnan palvelua, kannattaa etsiä asiantunteva palveluntarjoaja, joka panostaa myös liiketoimintasi ymmärtämiseen. Parhaimmillaan tällainen palveluntarjoaja toimii kumppanina ja neuvonantajana, kun kehität liiketoimintaa ja osaamistasi.
Tapahtumahallinan palveluntarjoajan rooli konsulttina korostuu digitaalisessa ajassa, kun yritykset tarvitsevat järjestelmiä ja palveluja oman liiketoimintansa tehostamiseen, kasvuun, tai joissakin tapauksissa selviytymiseen. Hyvä valinta on palveluntarjoaja, joka pystyy toimittamaan hyvää teknistä osaamista yhdistettynä liiketoimintasi ymmärtämiseen.
